Hướng dẫn sử dụng Pivot Table

Giới thiệu

Pivot Table là một trong công cụ thống kê dữ liệu mạnh mẽ trọng Excel, đặc biệt hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh để báo cáo trên các khối dữ liệu lớn. PivotTable cho phép bạn phân tích theo một hay nhiều yêu cầu cụ thể nào đó như trích xuất dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê…

Để hiểu đơn giản, bạn hình dung bạn có timesheet từ rất nhiều user, bạn cần tổng hợp để tính Invoice report, lúc này bạn sẽ nghĩ tới Pivot Table thay vì thao tác trên data chính thức.

Để hiểu rõ hơn về Pivot Table, bạn tìm hiểu thông qua các ví dụ sau.

Chuẩn bị data

Trong bài này, mình xài 2 table dữ liệu:

https://www.contextures.com/xlSampleData01.html

https://www.contextures.com/xlSampleData01.html#data

Cách thêm Pivot Table

Dưới đây là các bước để thêm 1 pivot table:

Click vào 1 ô bất kỳ trong bảng dữ liệu (dataset) hoặc bạn chọn dataset cần xử lý

Click Insert –> Tables –> Pivot Table

Bên dưới Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích, chọn Chọn một bảng và nơi chứa Pivot table

Click Ok để tạo Pivot Table

Các thuật ngữ trong Pivot Table

Đầu tiên, bạn cần tạo dữ liệu Food data như sau:

Sau khi thêm Pivot table, bạn sẽ có sheet mới như hình bên dưới:

Pivot Cache

Lúc này dữ liệu ở sheet FoodData là source, và MS Excel copy source vào vùng nhớ, gọi là Pivot Cache.

Bạn nhấp chọn Region, Customer, Revenue. Bạn sẽ có kết quả như sau:

Bạn sẽ có 2 vùng: ROW AREA và VALUE AREA

Mặc định dữ liệu xuất là là SUM của các value trong Pivot cache. Để thay đổi cách hiển thị giá trị, bạn nhấp vào 1 ô bất kỳ trong value=> Value Field Settings

Trường hợp bạn muốn filter data, thì kéo thả field vào ô Filters

Pivot Table hỗ trợ multi Filter.

Filters Area: Nơi hiển thị các bộ lọc tùy chọn

Sử dụng Calculated Field/Item

Trong phần này, mình sẽ hướng dẫn bạn sử dụng Calculated Field và Calculated Item để tính toán giá trị theo công thức phức tạp.

Bạn tạo dữ liệu mẫu như sau:

Calculated Field sử dụng các giá trị từ một field khác. Để chèn một calculated field, hãy thực hiện các bước sau.

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào bên trong Pivot data.
2. Trên tab Analyze, chọn Calculations group, bấm vào Fields, Items & Sets.
3. Chọn Calculated Field
4. Nhập công thức. Ví dụ: = IF(UnitCost > 50,UnitCost * 0.05, 0)
5. Nhấp OK

Calculated Item được sử dụng để tính toán các giá trị từ các mục khác. Ví dụ để tính Discount 50% cho Regions = West, các bạn thực hiện các bước sau:
Nhấp vào ô bất kỳ trong các ô Regions, ví dụ bạn click vào West
Trên tab Analyze, trong nhóm Calculations, bấm vào Fields, Items & Sets => Calculated Items.

Click Add để thêm công thức => Ok.

Kết quả:

Download ví dụ: Mediafire

Chúc các bạn thành công!