Giới thiệu Microsoft Access và ví dụ SQL cơ bản

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu dạng desktop thuộc bộ Microsoft Office. Nó thường được dùng cho các hệ thống nhỏ như quản lý nhân sự, quản lý kho, hoặc lưu dữ liệu từ máy chấm công.

Trong bài viết này chúng ta sẽ:

• Tạo database đơn giản với 2 bảng
• Insert dữ liệu mẫu
• Thực hiện một số truy vấn SQL
• Tìm hiểu định dạng file Access cũ và mới

1. Tạo bảng Employees

Bảng Employees lưu thông tin nhân viên.

CREATE TABLE Employees (
    EmployeeID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    FirstName TEXT(50),
    LastName TEXT(50),
    BirthDate DATETIME,
    Salary DOUBLE,
    Notes LONGTEXT,
    CreatedAt DATETIME
);

Column	Meaning
EmployeeID	ID tự tăng
FirstName	Tên
LastName	Họ
BirthDate	Ngày sinh
Salary	Lương
Notes	Ghi chú dài

2. Tạo bảng WorkLogs

Bảng WorkLogs lưu thông tin giờ làm việc của nhân viên.

CREATE TABLE WorkLogs (
    LogID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    EmployeeID LONG,
    WorkDate DATETIME,
    HoursWorked INTEGER,
    Description LONGTEXT,
    CreatedAt DATETIME
);

Cấu trúc database trong ví dụ này gồm hai bảng: Employees và WorkLogs. Một nhân viên có thể có nhiều bản ghi giờ làm việc.

+-------------+        +-------------+
|  Employees  |        |  WorkLogs   |
+-------------+        +-------------+
| EmployeeID  |<-------| EmployeeID  |
| FirstName   |        | LogID       |
| LastName    |        | WorkDate    |
| BirthDate   |        | HoursWorked |
| Salary      |        | Description |
| Notes       |        | CreatedAt   |
| CreatedAt   |        +-------------+
+-------------+

Relationship:
Employees (1) -------- (N) WorkLogs

Quan hệ giữa hai bảng là one-to-many: một nhân viên có thể có nhiều bản ghi WorkLogs.

3. Insert dữ liệu mẫu

Access chỉ cho phép insert từng statement.

INSERT INTO Employees (FirstName, LastName, BirthDate, Salary, Notes, CreatedAt)
VALUES ('An','Nguyen',#5/12/1995#,1500,'Backend developer',NOW());

INSERT INTO Employees (FirstName, LastName, BirthDate, Salary, Notes, CreatedAt)
VALUES ('Linh','Tran',#11/3/2002#,1200,'Frontend developer',NOW());

INSERT INTO Employees (FirstName, LastName, BirthDate, Salary, Notes, CreatedAt)
VALUES ('Minh','Pham',#8/25/1998#,1800,'Team leader',NOW());

Insert dữ liệu vào bảng WorkLogs.

INSERT INTO WorkLogs (EmployeeID, WorkDate, HoursWorked, Description, CreatedAt)
VALUES (1,#3/15/2026 09:00#,8,'Develop API',NOW());

INSERT INTO WorkLogs (EmployeeID, WorkDate, HoursWorked, Description, CreatedAt)
VALUES (2,#3/15/2026 09:00#,6,'Fix UI bugs',NOW());

INSERT INTO WorkLogs (EmployeeID, WorkDate, HoursWorked, Description, CreatedAt)
VALUES (1,#3/16/2026 09:00#,7,'Optimize queries',NOW());

4. Truy vấn dữ liệu

Lấy toàn bộ nhân viên

SELECT *
FROM Employees;

Lấy nhân viên sinh trước năm 2000

SELECT *
FROM Employees
WHERE BirthDate < #1/1/2000#;

Join Employees và WorkLogs

SELECT
    E.FirstName,
    E.LastName,
    W.WorkDate,
    W.HoursWorked
FROM Employees E
INNER JOIN WorkLogs W
ON E.EmployeeID = W.EmployeeID;

Filter theo ngày

SELECT
    E.FirstName,
    E.LastName,
    W.WorkDate,
    W.HoursWorked
FROM Employees E
INNER JOIN WorkLogs W
ON E.EmployeeID = W.EmployeeID
WHERE W.WorkDate >= #3/15/2026#
AND W.WorkDate < #3/16/2026#;

5. Ví dụ query giống hệ thống chấm công

Tìm check-in đầu tiên trong ngày

SELECT
    EmployeeID,
    DateValue(WorkDate) AS WorkDate,
    MIN(WorkDate) AS FirstCheckIn
FROM WorkLogs
GROUP BY EmployeeID, DateValue(WorkDate);

Tìm check-out cuối ngày

SELECT
    EmployeeID,
    DateValue(WorkDate) AS WorkDate,
    MAX(WorkDate) AS LastCheckOut
FROM WorkLogs
GROUP BY EmployeeID, DateValue(WorkDate);

Tính tổng giờ làm việc

SELECT
    EmployeeID,
    DateValue(WorkDate) AS WorkDate,
    MIN(WorkDate) AS FirstCheckIn,
    MAX(WorkDate) AS LastCheckOut,
    DateDiff("n", MIN(WorkDate), MAX(WorkDate)) / 60 AS WorkHours
FROM WorkLogs
GROUP BY EmployeeID, DateValue(WorkDate);

6. Định dạng file Access

Format	Extension	Notes
Access 2003 trở xuống	.mdb	Định dạng cũ, thường thấy trong các hệ thống legacy
Access 2007 trở lên	.accdb	Định dạng mới, hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu hơn

File .mdb vẫn còn được sử dụng trong nhiều hệ thống cũ, đặc biệt là các thiết bị phần cứng như máy chấm công.

7. Đọc file Access (.mdb) bằng C# OLEDB

Trong các hệ thống legacy như máy chấm công, dữ liệu thường được lưu trong file Access .mdb. Ta có thể đọc dữ liệu bằng OLEDB trong C#.

using System;
using System.Data;
using System.Data.OleDb;

class Program
{
    static void Main()
    {
        string connectionString =
            "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=attendance.mdb;";

        using (OleDbConnection conn = new OleDbConnection(connectionString))
        {
            conn.Open();

            string sql = "SELECT * FROM Employees";

            using (OleDbCommand cmd = new OleDbCommand(sql, conn))
            using (OleDbDataReader reader = cmd.ExecuteReader())
            {
                while (reader.Read())
                {
                    Console.WriteLine(
                        reader["EmployeeID"] + " " +
                        reader["FirstName"] + " " +
                        reader["LastName"]);
                }
            }
        }
    }
}

Nếu database là định dạng mới .accdb, connection string sẽ là:

Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;
Data Source=database.accdb;

Kết luận

Microsoft Access là công cụ database đơn giản nhưng hữu ích cho các ứng dụng nhỏ hoặc hệ thống nội bộ. Với SQL cơ bản, chúng ta có thể nhanh chóng tạo bảng, insert dữ liệu và thực hiện các truy vấn join hoặc thống kê.